Steuerblog

Bewirtung & Geschäftsessen 2026: Was sich wirklich geändert hat  und worauf es jetzt ankommt

Geschäftsessen gehören für viele Unternehmer, Selbstständige und Führungskräfte zum Alltag. Doch 2026 steckt der Teufel im Detail. Zwischen Umsatzsteuer, Belegpflicht und E-Rechnung kann ein kleiner Fehler schnell dazu führen, dass der Betriebsausgabenabzug gestrichen wird.

Hier findest du die wichtigsten Punkte – verständlich erklärt und praxisnah zusammengefasst.

1. Umsatzsteuer 2026: 7 % auf Speisen, 19 % auf Getränke

Seit dem 1. Januar 2026 gilt für Restaurant- und Verpflegungsdienstleistungen dauerhaft der ermäßigte Umsatzsteuersatz von 7 % auf Speisen.

Für Getränke bleibt es jedoch bei 19 %.

Das führt in der Praxis zu zwei wichtigen Konsequenzen:

• Speisen und Getränke werden steuerlich unterschiedlich behandelt.

• Kombiangebote können aufgeteilt werden müssen.

Gerade bei Pauschalen wie Buffet, All-inclusive-Angeboten oder Business-Paketen akzeptiert die Finanzverwaltung bestimmte pauschale Aufteilungen:

• Bei Kombiangeboten mit Speisen und Getränken wird ein Getränkeanteil von 30 % des Gesamtpreises regelmäßig nicht beanstandet.

• Bei bestimmten Business-Paketen wird pauschal ein Anteil von 15 % angesetzt.

Für dich als Gast heißt das: Rechnungen können 2026 anders aussehen als früher – und enthalten oft getrennte Steueranteile.

2. Der Beleg: Hier passieren die meisten Fehler

Der häufigste Grund für gestrichene Bewirtungskosten ist kein falscher Betrag – sondern ein formaler Fehler beim Beleg.

Wenn das Restaurant ein elektronisches Kassensystem nutzt, brauchst du grundsätzlich einen:

• maschinell erstellten

• elektronisch aufgezeichneten

• durch Sicherheitseinrichtung abgesicherten Beleg

Ein handschriftlicher Zettel reicht in der Regel nicht aus.

Die Leistungsbeschreibung

„Speisen und Getränke“ ist zu allgemein.
Besser sind konkrete Angaben wie:

• „Mittagsmenü“

• „Tagesgericht“

• „Lunch-Buffet“

Je nachvollziehbarer die Angabe, desto sicherer der Abzug.

3. Die 250-€-Grenze: Ein entscheidender Unterschied

Bis 250 € (brutto) gilt die Kleinbetragsregelung.
Hier reichen die üblichen Angaben wie:

• Name und Anschrift des Restaurants

• Datum

• Leistungsbeschreibung

• Betrag

• Umsatzsteuer

Sobald die Rechnung über 250 € liegt, gelten strengere Anforderungen. Dann braucht die Rechnung zusätzlich:

• Steuernummer oder Umsatzsteuer-ID

• Rechnungsnummer

• vollständige Angaben zum Rechnungsempfänger

Und hier liegt der Knackpunkt:
Dein Firmenname sollte auf der Rechnung stehen. Deshalb beim Bezahlen immer aktiv sagen:
„Bitte auf Firma XY ausstellen.“

4. Typische Alltagsfallen

Trinkgeld

Trinkgeld ist nur dann sauber nachweisbar, wenn:

• es auf dem maschinellen Beleg ausgewiesen ist

• oder quittiert wird

Ein bloß aufgerundeter Kartenbetrag ohne Nachweis kann problematisch sein.

Elektronische Bons

Ein kurzer Blick auf den Beleg lohnt sich. Hinweise auf ein ordnungsgemäßes Kassensystem sind z. B.:

• Transaktionsnummer

• Seriennummer

• QR-Code

Fällt das Kassensystem aus, darf grundsätzlich weiter kassiert werden. Wichtig ist jedoch, dass der Ausfall nachvollziehbar dokumentiert ist.

5. Sonderfälle: Ausland, Gutscheine & geschlossene Veranstaltungen

Bewirtung im Ausland

Auch hier sind ordentliche Nachweise erforderlich. Wenn keine detaillierte maschinelle Rechnung erhältlich ist, können Ausnahmen möglich sein – darauf sollte man sich jedoch nicht verlassen. Besser aktiv nach einer vollständigen Rechnung fragen.

Geschlossene Veranstaltungen

Wird nicht am Tag der Bewirtung abgerechnet und unbar bezahlt, kann zusätzlich ein Zahlungsnachweis wichtig sein.

Verzehrgutscheine

Hier reicht häufig die interne Gutscheinabrechnung als Nachweis – sofern alles sauber dokumentiert ist.

6. E-Rechnung & digitale Ablage: 2026 wird entscheidend

Seit dem 1. Januar 2025 wird die E-Rechnung im B2B-Bereich schrittweise eingeführt – mit Übergangsfristen bis Ende 2026 (teilweise bis Ende 2027 für kleinere Aussteller).

Wichtig für Bewirtungskosten:

• Kleinbetragsrechnungen bis 250 € dürfen weiterhin in Papierform ausgestellt werden.

• Belege dürfen digital empfangen oder eingescannt werden.

• Der Bewirtungsvermerk darf digital erstellt werden.

Aber entscheidend ist:
Rechnung und Bewirtungsvermerk müssen eindeutig zusammengehören.

Das funktioniert z. B. über:

• eine gemeinsame Belegnummer

• einen klaren Verweis

• eine saubere Systemverknüpfung

Und ganz wichtig: Die Ablage muss revisionssicher sein und den GoBD entsprechen. Ein loses Handyfoto ohne Dokumentation reicht nicht aus.

7. Die 60-Sekunden-Routine für sichere Bewirtungskosten

Damit es später keinen Ärger gibt, hilft eine einfache Gewohnheit:

1. Prüfen, ob der Beleg maschinell erstellt ist.

2. Kontrollieren, ob die Leistungsbeschreibung konkret genug ist.

3. Bei über 250 € sicherstellen, dass der Firmenname auf der Rechnung steht.

4. Noch am selben Tag Anlass und Teilnehmer dokumentieren.

5. Alles sauber zusammen digital oder analog ablegen.

Das dauert kaum eine Minute – kann aber im Zweifel mehrere hundert Euro retten.

Fazit: 2026 zählt Genauigkeit

Bewirtungskosten bleiben ein legitimes und wichtiges Instrument im Geschäftsalltag. Doch die Anforderungen an Dokumentation und Nachvollziehbarkeit sind klar definiert – und werden zunehmend digital geprüft.

Wer sich eine saubere Routine aufbaut, kann Geschäftsessen weiterhin steuerlich nutzen – ohne unnötiges Risiko bei der nächsten Betriebsprüfung.